Le portrait de Marion, Office Manager chez Kaliop Digital Commerce !

Dans les agences web aussi on trouve des Office Manager ! Rencontre avec Marion, Office Manager chez Kaliop Digital Commerce. 

Bonjour Marion, où travaillez-vous ?

Je m'appelle Marion et je suis Office Manager chez Kaliop Digital Commerce, une agence de conception de site E-commerce.

Quand et pourquoi avez-vous décidé de devenir Office Manager ?

J'ai une formation comptable de base, j'ai toujours travaillé dans des PME et, naturellement, j'ai pris en charge toutes les tâches transverses et "ingrates" que personne ne faisait, j'ai d'ailleurs été embauchée chez Kaliop Digital Commerce comme Comptable, il y a 3 ans. Je gérais tellement de choses que nous avons convenu de changer mon poste en Office Manager, et ça me convient très bien !

Avez-vous suivi des études en rapport avec l’Office Management ? 

Non aucune, ma formation initiale est pure comptable.

Une bonne journée d’Office Manager, ça ne démarre jamais sans … ?

Un petit café, un petit tour de l'agence pour dire bonjour, un petit tour à la cuisine  pour vérifier que tout est en place et direction mon planning pour bien commencer la journée !

C’est quoi les galères d’un Office Manager ?

Se faire entendre et se faire comprendre ! Nous gérons tellement de choses que parfois, faire comprendre aux collègues quelles tâches nous incombent, c'est compliqué ! Apprendre à mettre les formes même si le fond est toujours bon ! Le fait de gérer la comptabilité, qui demande beaucoup de concentration, tout en étant disponible et accessible à tout moment ! Être toujours souriante et accueillante quand parfois j'aimerais être plus directe ! C'est un travail de longue haleine ! Mais ce ne sont pas de vraies galères ! :)

Qu’est-ce qui remonte le moral à un Office Manager ?

Un sourire, un merci, une petite pause entre collègue ! En fait, un Office Manager n'est pas si exigeant, la reconnaissance est essentielle, et elle peut se matérialiser par plein de petites attentions au quotidien ! Notre agence est au top pour ça, nous sommes les maillons d'une même chaîne, et nous sommes bienveillants les uns envers les autres, ce qui est une reconnaissance  quotidienne !

Une chose que vous avez mis en place dont êtes particulièrement fière ?

Le parc informatique et le process d'achat de matériel ! J'ai répertorié tout le matériel, par Pôle et par Collaborateur et j'ai uniformisé le matériel et les demandes ! On a gagné un temps fou à prendre les mêmes configurations pour tout le monde, les mêmes connectiques et accessoires ! Le but était surtout de soulager les demandes en restant en accord avec les besoins. Je pense qu'aujourd'hui tout le monde est satisfait ! C'est une grande fierté de participer au confort des collaborateurs !

Quand deux Office Manager boivent un café ensemble, ils discutent de quoi ?

De ce que chacun fait ! L'office management est défini différemment dans chaque société, parce que le besoin de chaque PME n'est pas le même. Donc en buvant un bon café, nous échangeons sur les différentes tâches que nous avons à faire ! Mais le sujet principal reste la polyvalence  et l'organisation ! Parce qu'on peut tellement apprendre de chacun !

Le métier d’Office Manager manque-il de reconnaissance ?

Je pense que le métier d'Office Manager est défini par beaucoup comme étant le couteau-suisse d'une société, de ce fait, à faire beaucoup de petites choses, on ne mesure pas l'importance du métier ! Enfin pas toujours ! En général, les collaborateurs reconnaissent la difficulté et la charge de travail, ce n'est pas la même chose d'un point de vue extérieur.

Si vous n’étiez pas Office Manager, vous seriez ?

Dans l'évènementiel ! J'aurais adoré être organisatrice d'événement lié à l'art ! Ou chanteuse ! Grand bien vous fasse que je sois Office Manager ;)

Quels conseils donneriez-vous à quelqu’un qui veut se lancer dans le métier d’Office Manager ?

C'est un métier qui demande des nerfs solides, un grand sens de l'organisation et du partage. Ce que je conseille, c'est d'être toujours le plus disponible possible, et d'accepter de devenir la petite maman dont chaque collaborateur a besoin ! Parce qu'au quotidien, nous sommes sollicités pour tout et pour rien ! Il faut s'armer de patience et apprendre à gérer ses priorités sans que jamais personne ne se sente mis de côté ! C'est un métier très valorisant professionnellement et humainement ! N'hésitez pas à solliciter votre réflexion jour après jour en vous aidant des outils à portée de main, le web pour ça est votre meilleur allié !

Pour vous, c’est quoi la magie ?

La magie, c'est de voir un collaborateur heureux parce que vous avez accédé à sa requête, d'avoir la confiance  de votre Directeur Général parce que vous avez su répondre à ses requêtes avec brio, d'avoir le sentiment d'être utile au quotidien, de servir à quelque chose.

Un petit mot pour terminer ?

Après 15 années d'expérience dans la comptabilité en PME, je n'avais pas conscience que tout ce que j'ai toujours fait, c'est de l'Office Management, et pour ça, je remercie Kaliop Digital Commerce de m'avoir fait confiance et de m'avoir permis d'acquérir, chaque jour, des compétences et un savoir que je ne pensais pas accessible. L'Office Management a donné un sens à ma vie professionnelle, je ne reviendrais en arrière pour rien au monde !