8 erreurs de communication communes en entreprise (et comment les éviter)

En entreprise, bien des conflits proviennent d’erreurs de communication : ce sont souvent de simples quiproquos. Pourtant, ces “simples” erreurs de communication peuvent avoir de sérieuses conséquences : ternir votre réputation au travail, perdre des contrats, énerver vos collègues ou vos clients…

Elles pourraient pourtant être évitées dans la plupart des cas. Pour cela, il faut d’abord les connaître : découvrez les 8 erreurs de communication les plus fréquentes en entreprise, et comment ne pas les commettre.

Erreur n°1 : Réagir au lieu de répondre

Un grand classique. On vous annonce une mauvaise nouvelle, ou une critique négative (mais toutefois constructive) sur votre travail, et vous prenez la mouche.

Au lieu de prendre le temps de construire votre réponse, vous réagissez sous le feu des émotions, et votre propos ne reflète pas ce que vous pensez réellement. Ce type de réaction vous dessert, et renvoie le signal d’un manque de professionnalisme à votre interlocuteur.

Quand toutefois vous avez un fort caractère, il est important d’apprendre à vous contrôler et de gérer vos émotions, pour répondre au lieu de réagir.

Erreur n°2 : Annoncer des mauvaises nouvelles par mail

Une mauvaise nouvelle à annoncer à vos collaborateurs ? Surtout, ne le faites pas par mail.

La raison est simple : la communication écrite ne permet que très peu de transmettre certaines émotions. Dans le cas d’une mauvaise nouvelle à annoncer, par mail, vous ne pouvez pas réellement montrer votre compassion. 

Au contraire, en l’annonçant en personne, vous avez tout un arsenal à votre disposition pour adoucir le message initial et faire part de vos émotions quant à la nouvelle. Cet arsenal, c’est le langage non-verbal. De plus, annoncer une mauvaise nouvelle en personne permet ensuite de clarifier ce qui mérite de l’être et d’aider la ou les personnes en question à gérer la nouvelle.

Erreur n°3 : Ne pas vérifier son orthographe et sa ponctuation

Même si cela peut prêter à sourire, des erreurs d’orthographe, de grammaire ou de ponctuation peuvent réellement donner lieu à des quiproquos, eux-mêmes pouvant donner lieu à des conflits.

Un exemple bien connu pour illustrer les conséquences que peut avoir ce type d’erreur :

• Et si on mangeait les enfants ?

• Et si on mangeait, les enfants ?

Sans pour autant être un expert absolu de l’orthographe et de la grammaire, vous pouvez a minima utiliser un correcteur orthographique pour vérifier vos mails et vos documents, et puis tout simplement vous relire. Surtout dans le cas de messages importants.

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Erreur n°4 : Utiliser la même approche pour communiquer avec tout le monde

Lors d’un échange avec une personne en particulier, il est important de prendre en compte sa personnalité et de s’y adapter. Plus vous vous y adapterez, plus votre message sera entendu et plus votre communication sera efficace.

En utilisant exactement la même approche pour communiquer avec tout le monde, vous vous exposez à des erreurs d’interprétation et de compréhension. Ce point est à prendre en compte dans tous vos types de communication : communication écrite, présentation orale, formation etc...

Erreur n°5 : Supposer que son message a été compris

On a parfois tendance à supposer trop vite que son message a été reçu 5/5. Ne faites pas cette erreur, et vérifiez que votre interlocuteur a bien compris votre propos, surtout si le sujet en question est important.

Encouragez-le à poser des questions, à donner des feedbacks. L’échange est la clef pour s’assurer que votre message est bien passé. N’hésitez pas à poser vous-même des questions (des questions ouvertes, c’est important), pour amener à la réflexion, et voir comment votre propos a-t-il concrètement été perçu.

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Erreur n°6 : Ne pas suffisamment préparer son message

Le manque de préparation peut être à l’origine de nombreuses incompréhensions par la suite. Des présentations hasardeuses, de longs emails mal rédigés ou des rapports peu clairs peuvent vous être dommageables d’un point de vue professionnel.

Prenez-le temps (encore une fois dans le cadre d’un message important, pas pour demander à Ginette si elle veut prendre son café avec vous à 10h30) de préparer votre message, de le relire, et de vous assurer qu’il traduit bien ce que vous voulez dire. Vous devez toucher les parties intellectuelles, mais aussi émotionnelles de votre audience.

Erreur n°7 : Éviter les conversations difficiles

Par définition, les conversations difficiles sont difficiles.

Il arrive des moments où l’on est obligé de donner un feedback négatif, faire part d’une mauvaise nouvelle ou tenter de débloquer un conflit. Il est tentant de retarder ces conversations jusqu’à nouvel ordre (autant dire jamais), bref, de les éviter.

Mais justement, le fait d’éviter ces conversations peut transformer ces “petits” problèmes en GROS problèmes. Prenez votre courage à deux mains et démarrez ces conversations.

Encore une fois, la préparation est la clé pour gérer ce type d’échange.Apprenez à donner des feedbacks négatifs tout en étant constructif.

Erreur n°8 : Ne pas être ouvert d’esprit lorsqu’on rencontre de nouvelles personnes

Le monde de l’entreprise est fait de différentes personnes, avec des cultures et des opinions différentes. C’est aussi ça qui peut faire la richesse de votre société.

Toutefois, lors de l’arrivée d’un nouveau collaborateur, il est parfois facile de lui coller une étiquette en fonction de son âge, de son poste, de son style vestimentaire etc…

En agissant ainsi, vous ne considérez que très peu sa réelle personnalité, son expérience et ce qu’il peut apporter à l’entreprise. Résultat, c’est la porte ouverte à des erreurs de communication et votre relation avec cette personne peut partir d’un mauvais pied.

Lorsque vous rencontrez une nouvelle personne, sachez faire preuve d’ouverture d’esprit. Pour cela, le mot d’ordre est : é-c-o-u-t-e !

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