Améliorer ses softs skills quand on est Office Manager

Les soft skills, aujourd’hui on en parle de plus en plus, et ce n’est pas qu’une expression à la mode. Ce terme désigne les compétences humaines, les savoirs comportementaux : en gros votre capacité à interagir avec d’autres individus du genre humain. Ces aptitudes sont clairement une forme d’intelligence (si, si), et sont très recherchées dans le cadre professionnel, tout particulièrement quand on est Office Manager. Lors d’une procédure d’embauche, une forte capacité d’écoute peut faire la différence entre deux CV similaires, c’est pourquoi il est essentiel de s’y intéresser.

Respect, confiance en soi , gestion du temps, communication non-verbale… la liste des soft skills est longue. Au-delà d’être conscient de leur importance, l’important est de travailler sur soi afin de développer ses fameuses soft skills. Un simple article ne suffirait pas à traiter tout le sujet, c’est pourquoi on vous a préparé un concentré de quelques soft skills sur lesquelles il est important de bosser quand on est Office Manager.

La confiance en soi

Les Office Manager communiquent avec tout le monde dans la boîte et en dehors. Ils ont un lien fort avec le patron et interagissent de toute part avec les collaborateurs. Souvent, les conversations qu’ont les Office Manager visent à régler des problèmes (les Office Manager sont des problem-solver). Dans des scénarios parfois difficiles, les Office Manager ont besoin d’une forte confiance en eux afin de prendre contrôle des différentes situations et agir avec force et conviction.

Pour améliorer sa confiance en soi, il est important de changer son état d’esprit. Concentrez-vous davantage sur ce que vous pouvez apprendre et améliorer plutôt que sur toutes les choses gênantes mais insignifiantes, sur lesquelles vous n’avez aucun pouvoir d’action. Portez votre attention sur toutes les opportunités d’apprentissage et les différents challenges qui s’offrent à vous.

Évitez également de vous comparer aux autres, de penser qu’ils sont meilleurs que vous (par ailleurs, c’est souvent loin d’être le cas, certaines personnes sont très fortes pour jouer la comédie…). Ces comparaisons peuvent être très toxiques et sont totalement contre-productives.

Les compétences sociales

Encore une fois, un Office Manager échange avec plein de personnes dans un tas de situations diverses et variées. Il est important de bien gérer ces échanges afin de développer de bonnes relations.

• Le langage du corps, ça vous parle ? Soyez attentif au vôtre et à celui des autres. Évitez de gesticuler dans tous les sens et tenez-vous droit, ce sera déjà un bon début.
• Traitez chacun avec attention (et pas que votre boss). Faites sentir à vos interlocuteurs qu’ils sont importants et qu’ils méritent tout votre respect. Même le stagiaire.
• Quand quelqu’un soumet une idée douteuse, pour ne pas dire complètement nulle, prenez le temps de la considérer sous tous ses angles avant de donner un feedback négatif . Montrez que vous êtes ouvert d’esprit.
• Quand vous parlez à un groupe, prenez soin de regarder tout le monde dans les yeux (pas en même temps pour éviter un strabisme).
• Pratiquez tant que possible la prise de parole en public .

La curiosité

Compétence ô combien importante quand on sait le nombre de problèmes que vous avez à gérer ! Être curieux vous permet d’être innovant et d’apporter de nouvelles solutions à l’entreprise. C’est comme cela que vous deviendrez un élément indispensable de l’entreprise.

• Soyez au fait de l’actualité du secteur d’activité dans lequel vous travaillez ! Consultez des blogs, des études, regardez des vidéos, assistez à des conférences… Echangez avec d'autres Office Manager afin de comprendre leur manière de travailler, qui diffère peut-être de la vôtre.
• Prenez également l’habitude poser un regard neuf sur votre travail, comme si vous étiez totalement novice. Vous serez surpris de voir à quel point vous trouverez plus facilement de nouvelles solutions à des problématiques sur lesquelles vous étiez bloqué depuis des semaines.
• Posez des questions : à votre boss, à vos collaborateurs… sans toutefois trop les harceler. Tentez de savoir ce qui les intéresse, les préoccupe, quelles sont leurs perspectives…
• Enfin, donnez-vous régulièrement de nouveaux challenges !

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L’écoute

Pour bien comprendre vos collaborateurs et les chouchouter, il est important d’avoir une bonne capacité d’écoute. Ne pas savoir écouter peut conduire à passer à côté d’informations essentielles et à ne pas être en mesure de communiquer correctement.

• Concentrez-vous sur ce qu’on vous dit, plutôt que de réfléchir à ce que vous allez répondre (oui, on fait tous ça, mais c’est une mauvaise habitude).
• Arrêtez de couper vos interlocuteurs ! C’est insupportable, vraiment. Attendez qu’ils aient finis avant de prendre la parole.
• Quand vous donnez votre avis sur une question, essayez déjà de vous mettre à la place de vos interlocuteurs pour comprendre leur point de vue.
• Regardez les gens dans les yeux.

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