Comment réaliser un offboarding ?

Si vous êtes Office Manager, a priori vous savez ce qu’est un onboarding (et même si vous n’êtes pas Office Manager d’ailleurs). Mais savez-vous ce qu’est un offboarding ? Et bien c’est l’inverse de l’onboarding : il s’agit du process mis en place lors du départ d’un employé.

Si beaucoup d’entreprises proposent un onboarding béton, assez peu se penchent suffisamment bien sur la question de l’offboarding, pourtant tout aussi important. En effet, un bon process d’offboarding assure une bonne transition, côté employeur comme côté employé.

Pour vous faciliter la tâche, nous vous avons listé 9 étapes indispensables pour un bon offboarding.

1. Prévenez les équipes

Rien de pire que des bruits de couloir à propos de l’éventuel départ d’un collaborateur : « je crois qu’il va partir, m’enfin bon je sais pas trop, il me semble l’avoir entendu au détour d’une conversation… ». Une fois que le départ d’un collaborateur est officiel, faites-en sorte qu’il soit annoncé aux équipes. Personne ne doit avoir le sentiment d’avoir été mis au courant au dernier moment, ce qui pourrait ensuite créer une frustration et un manque de confiance au sein de l’entreprise.

2. Prévenez les clients/partenaires/externes en contact avec le collaborateur.

Les personnes externes à l’entreprise, comme les clients, les partenaires, les prestataires etc.. doivent être mis au courant du départ d’un salarié s’ils travaillent avec celui-ci. Le changement d’interlocuteur peut être quelque chose de difficile à gérer, l’information doit donc être donnée le plus en amont possible.

3. Prévoyez une interview de sortie

Prenez le temps d’organiser avec le futur-ex-employé une interview de sortie, pour obtenir tous ses feedbacks quant au temps qu’il a passé dans l’entreprise, sa vision des choses, son rôle, et les raisons expliquant son départ. De cette façon, et petit à petit, vous pourrez améliorer l’expérience collaborateur au sein de votre entreprise. L’interview de sortie est l’une des dernières interactions entre un collaborateur et votre entreprise, ne prenez donc pas le sujet à la légère.

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4. Récupérez le matos

Ordinateur, téléphone pro etc... Récupérez tout le matériel prêté au collaborateur par l’entreprise. Après, il sera trop tard ! De façon surprenante, beaucoup d’entreprises n’arrivent pas à récupérer le matériel prêté à l’employé ! Le mieux est de missionner la personne qui donne le matériel (souvent, le responsable IT), pour également le récupérer. Histoire que vous ayez du matos à filer au petit nouveau.

5. Assurez le transfert des connaissances

Une personne qui part, c’est aussi beaucoup de savoir qui s’en va. Le top, c’est quand le remplaçant du salarié qui quitte l’entreprise arrive quelques jours, voire quelques semaines, avant la date de départ. Ainsi, une formation et un transfert des connaissances peuvent être effectués, et généralement, ça se passe plutôt bien.

Si ce n’est pas le cas et que le remplaçant arrive avant le départ du salarié, assurez-vous que ce dernier ait renseigné quelque part, idéalement dans un wiki d'entreprise, tout le savoir nécessaire pour tenir le poste comme il se doit : process, carnet de contact, accès aux outils etc…

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6. Révoquez les accès

Vous n’avez pas tellement envie que Jean-Mich-Mich, qui a quitté l’entreprise il y a deux ans, continue de pouvoir accéder à votre CRM, avec tous les risques que cela engendre, surtout si celui-ci n’a pas quitté l’entreprise en très bons termes. Pour éviter ce genre de désagrément, assurez-vous de révoquer tous les accès au collaborateur lors de son dernier jour (pas forcément nécessaire de le faire 3 semaines avant le départ, il pourrait bien en avoir encore besoin). Pensez aux accès aux outils, aux plateformes etc…

N’oubliez pas non plus de supprimer l’adresse mail, et de mettre en place un message de redirection, pour rediriger vers le nouvel arrivant sur le poste.

7. Mettez à jour vos organigrammes

Vous avez surement un organigramme, celui que vous affichez dans le livret d’accueil que vous donnez aux petits nouveaux. Assurez-vous que celui-ci soit à jour, ça la fout mal quand la moitié des personnes présentes sur l’organigramme ont quitté la société. En toute logique, les modifications se font lors d’un départ puis d’une arrivée.

De même, vous avez peut-être une rubrique « l’équipe » sur votre site web, avec les têtes de chacun de vos collaborateurs et une petite description : il vous faudra également la mettre à jour lors du départ d’un employé.

8. Une petite lettre de recommandation ?

Si le collaborateur qui quitte l’entreprise a donné satisfaction, et que tout s’est bien passé, c’est toujours sympa de faire une petite lettre de recommandation, que le collaborateur pourra utiliser dans ces candidatures futures. En espérant qu’il ne parte pas chez la concurrence.

9. Dites merci !

Un salarié qui quitte l’entreprise, c’est un salarié qui a donné du temps et de l’énergie pour la société, il est donc normal de le remercier comme il se doit avec un pot de départ et tout le tralala !

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